03.120 CCS A 00 ICS DB32 江 苏 省 地 方 标 准 DB 32/ T 4085—2021 福利机构儿童档案管理规范 Specification of children's archives management in welfare institution 2021 - 09 - 03 发布 江苏省市场监督管理局 2021 - 10 - 03 实施 发 布 DB32/T 4085-2021 目 次 前言 ..................................................................................II 1 范围 ................................................................................1 2 规范性引用文件 ......................................................................1 3 术语和定义 ..........................................................................1 4 基本要求 ............................................................................1 5 档案管理人员和场所 ..................................................................2 6 档案分类 ............................................................................2 7 档案收集范围 ........................................................................2 8 归档 ................................................................................5 9 档案利用 ............................................................................6 10 档案移交 ...........................................................................6 11 档案统计 ...........................................................................6 12 信息化管理 .........................................................................6 13 监督考核 ...........................................................................7 附录 A（资料性）儿童福利机构业务档案式样表 ..............................................8 参考文献 ..............................................................................13 I DB32/T 4085-2021 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由江苏省民政厅提出并归口。 本文件起草单位：南京市社会儿童福利院、江苏省质量和标准化研究院、江苏省民政厅。 本文件主要起草人：谢君、金江英、徐灵、高菲、王加倩、朱炜、王胜兵、朱书翠、梁彦芳。 II DB32/T 4085-2021 福利机构儿童档案管理规范 1 范围 本文件规定了福利机构儿童档案管理的基本要求、档案管理人员和场所、档案分类、档案收集范围、 归档、档案利用、档案移交、档案统计、信息化管理、监督考核的要求。 本文件适用于民政部门设立的，按照事业单位法人登记的儿童福利院、设有儿童部的社会福利院等 福利机构的儿童档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 DA/T 1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 儿童档案 children's archives 福利机构在收留抚养儿童工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等 不同形式和载体的历史记录。 注：载体包括纸质载体和特殊载体两类。 4 基本要求 4.1 应建立并完善儿童档案管理制度，对儿童档案实行集中统一管理。 4.2 应一人一档、动态管理，离开机构后归档。 4.3 应严格执行保密制度，不应擅自调阅、复印或复制儿童档案，不应在互联网上传输。 1 DB32/T 4085-2021 4.4 应限制和克服不利于档案信息安全和载体安全的因素，最大限度地延长档案寿命。 4.5 儿童进入机构以及在机构生活期间形成或收到的材料，应在 5 个工作日内完成整理。儿童离开机 构形成的材料，应在 20 个工作日内整理归档。 5 档案管理人员和场所 5.1 应设置专门的档案管理岗位和档案管理场所，配置必要的设施设备，配备专（兼）职档案管理人 员，档案管理人员应经过档案管理相关培训。 5.2 档案管理人员职责应主要包括： a) 档案的接收、保管、保密、移交； b) 定期对档案进行安全检查，及时反映或解决检查中发现的问题； c) 对本机构涉及儿童的相关主管科室的档案工作进行业务指导、监督、检查。 5.3 档案存放场所应保持清洁卫生，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防紫外线、防磁、防有 害生物、防有害气体等保管条件，温度 14℃～24℃，每昼夜波动幅度±2℃；相对湿度 45％～60％，每 昼夜波动幅度±5%。 6 档案分类 儿童档案应按照儿童类别分类整理，根据儿童进入福利机构的性质将档案分成五类，分别用A、B、 C、D、E作为类别代码： ——A：无法查明父母或者其他监护人的儿童； ——B：监护人死亡或者被宣告死亡且无其他人可以担任监护人的儿童； ——C：监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的儿童； ——D：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童； ——E：其他儿童。 7 档案收集范围 7.1 纸质载体 7.1.1 进入机构 7.1.1.1 基本材料 儿童进入机构时，登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童基本信息表，包含姓名、性别、进入机构时间、照片、健康状况等； b) 体格检查表； c) 门诊病历或出院记录。 注：门诊病历或出院记录如没有可不提供。 7.1.1.2 其他材料 7.1.1.2.1 A 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 属于无法查明父母或者其他监护人的被遗弃儿童的： 1) 公安机关出具的经相关程序确认查找不到父母或者其他监护人的捡拾报案证明； 2 DB32/T 4085-2021 2) 公安机关出具的 DNA 信息比对结果； 3) 福利机构发布的寻亲公告； 4) 公告期疑似弃婴（儿）代养协议； 5) 民政部门接收意见等材料； b) 属于无法查明父母或者其他监护人的打拐解救儿童的： 1) 公安机关出具的打拐解救儿童临时照料通知书； 2) 公安机关出具的 DNA 信息比对结果； 3) 暂时未查找到生父母或者其他监护人的证明； 4) 福利机构发布的寻亲公告； 5) 公告期疑似弃婴（儿）代养协议； 6) 民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料； c) 属于超过 3 个月仍无法查明父母或者其他监护人的流浪乞讨儿童的： 1) 公安机关出具的 DNA 信息比对结果； 2) 未成年人救助保护机构发布的寻亲公告； 3) 公告期疑似弃婴（儿）代养协议； 4) 民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。 7.1.1.2.2 B 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的儿童父母死亡证明或者宣告死亡； b) 宣告失踪的判决书以及没有其他依法具有监护资格的人的情况报告； c) 民政部门接收意见等材料。 7.1.1.2.3 C 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母没有监护能力的情况报告； b) 没有其他依法具有监护资格的人的情况报告； c) 民政部门接收意见等材料； d) 父母一方死亡或者失踪的，还应登记保存死亡或者失踪一方的死亡证明或者宣告死亡、宣告失 踪的判决书。 7.1.1.2.4 D 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 人民法院生效判决书； b) 民政部门接收意见等材料。 7.1.1.2.5 E 类儿童登记保存的材料包括但不限于： a) 其他需要集中供养的儿童应登记保存儿童户籍所在地县级民政部门与儿童监护人签订的集中 供养协议书复印件。由设区的市级以上民政部门设立的儿童福利机构代为抚养的，还应登记保 存与儿童户籍所在地县级民政部门签订的代为养育儿童的委托协议； b) 未成年人救助保护机构委托、由民政部门承担临时监护责任的儿童应登记保存与未成年人救助 保护机构签订的委托协议。 7.1.2 在机构 儿童在机构生活期间，登记保存的材料包括但不限于： a) 常住人口登记表原件； b) 残疾证原件； c) 中华人民共和国社会保障卡原件； d) 健康档案，包括现病史、既往病史、体检报告表等； 3 DB32/T 4085-2021 e) 预防接种记录； f) 手术治疗相关材料：包括入院手续、出院记录、主要的辅助检查记录等； g) 康复治疗相关材料：包括康