ICS 01.040.01 CCS A14 15 内 蒙 古 自 治 区 地 方 标 准 DB15/T 2459—2021 电子档案和档案数字化副本移交接收规范 Specification for transfer and acceptance of electronic records and digital copy of ar chives 2021-12-10 发布 2022-01-10 实施 内蒙古自治区市场监督管理局 发 布 DB15/T 2459—2021 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起 草。 本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。 本文件起草单位：内蒙古自治区档案馆。 本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。 I DB15/T 2459—2021 电子档案和档案数字化副本移交接收规范 1 范围 本文件规定了电子档案和档案数字化副本移交接收的技术和管理要求,包括在线和离线移交接收。 本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其 他组织开展电子档案和档案数字化副本的移交接收工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 20530 文献档案资料数字化工作导则 GB/T 33476 （所有部分） 党政机关电子公文格式规范 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 48 基于XML的电子文件封装规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 52 档案数字化光盘标识规范 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 DA/T 57 档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范 DA/T 58 电子档案管理基本术语 DA/T 62 录音录像档案数字化规范 DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案 DA/T 78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 GB/T 18894、DA/T 1、DA/T 18、DA/T 22、DA/T 31、DA/T 58、DA/T 62界定的以及下列术语和定 义适用于本文件。 1 DB15/T 2459—2021 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的电子格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 [来源：GB/T 18894-2016.3.1] 电子档案 electronic records 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 [来源：GB/T 18894-2016.3.2] 档案数字化副本 digital copy of archives 指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，进行数字化转换，形成的以数字形态存在的 能被计算机识别的数据，包括档案原文图像数据、照片图像数据、音频视频数据及相关档案元数据。 [来源：DA/T 31-2017.3.3有修改] 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 [来源：GB/T 18894-2016.3.3] 4 总则 移交单位和档案馆应当依据《中华人民共和国档案法》履行电子档案和档案数字化副本的移交和 接收职责。 在移交与接收电子档案和档案数字化副本过程中，应确保档案信息的安全。涉及国家秘密的电子 档案和档案数字化副本应单独存储，其移交接收应符合国家保密相关规定。 5 移交要求 基本要求 5.1.1 各门类电子档案移交前应按照 GB/T 18894 执行及相应门类档案整理标准进行规范整理；纸质 档案应在规范整理的前提下，按照 DA/T 31 执行形成档案数字化副本；模拟录音录像档案应在规范整理 的前提下，按照 DA/T 62 执行形成档案数字化副本。 5.1.2 形成时间早于本标准所引用规范性文件实施日期的电子档案和档案数字化副本，应符合形成时 所适用的规范性文件或本标准所引用的规范性文件。 5.1.3 电子档案应与相关元数据一同移交，并采用基于 XML 的封装方式组织档案数据。档案数字化副 2 DB15/T 2459—2021 本可以参照上述方式与相关元数据一同移交，也可选择与其机读目录一同移交。 5.1.4 待移交的电子档案和档案数字化副本应转换为规定的文件格式，电子文件不应带有压缩、加密、 匿名电子签名等技术，特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交。 5.1.5 待移交的电子档案和档案数字化副本应进行检验，确保数据真实、完整、可用、安全。 电子档案格式要求 5.2.1 文书类电子档案的正本、定稿、文件处理单以及确有必要保存的重要修改稿等应齐全、完整； 电子公文的电子印章应齐全、完整，公文版式应符合 GB/T 33476 的要求。电子公文的正本、定稿、公 文处理单应采用符合 DA/T 47 的 OFD、PDF 等版式文件格式；集中记录修改痕迹以及确有必要保存的重 要修改稿可以采用 DOC 等流式文件格式。 5.2.2 照片类电子档案应为数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不应对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理，应采用 JPEG 格式。分辨率应大于等于 300dpi，以图像清晰度为原则，可提 高分辨率。分辨率小于 300dpi 的，应当征得档案馆同意后移交。数码照片元数据字段符合 DA/T50 要 求。 5.2.3 录音录像类电子档案应为摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件。录音类电子档案 应采用 MP3 文件格式，重要或珍贵的录音类电子档案采用 WAVE 格式，音频采样率不低于 44.1KHz。录 像类电子档案应是音频、视频封装为一体的音视频文件，应采用 AVI 格式，比特率不低于 8Mbps。 5.2.4 其他门类电子档案的移交格式和要求按照国家有关规定执行。 档案数字化副本格式要求 纸质档案数字化副本应存储为JPEG格式，采用单页形式存储，征得档案馆同意后，也可存储为OFD、 PDF等版式文件；录音档案数字化副本应存储为WAVE格式；录像档案数字化副本应存储为AVI格式。 元数据构成及要求 5.4.1 文书类元数据分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据。 其中文件实体元数据为必选域，详见附录 A《元数据（机读目录）结构》（表 A.1 至表 A.3），其余为 可选域。文书类元数据的收集按照 DA/T 46）执行。 5.4.2 照片类、录音录像类元数据分为档案实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、授 权实体元数据。其中档案实体元数据为必选域，详见附录 A《元数据（机读目录）结构》（表 A.4 至表 A.8），其余为可选域。照片类、录音录像类元数据的收集分别按照 DA/T 54、DA/T 63、DA/T 18 执行。 移交方式 5.5.1 离线移交方式 5.5.1.1 待移交档案应采用一次写光盘作为移交存储介质，有关技术指标应符合 DA/T 38 的要求，不 同门类的档案不应存储于同一张光盘。移交光盘应配有光盘盒，盘盒纸和盘面的标识应符合 DA/T 52 的 要求。盘面填写时应使用符合档案保护要求的书写材料，不应粘贴标签。移交介质的数据存储结构见附 录 B。光盘应与电子档案和档案数字化副本一同移交。档号结构应当符合 DA/T 13 的要求。 3 DB15/T 2459—2021 5.5.1.2 征得档案馆同意后，可采用质量可靠、容量适合的移动硬盘进行移交。移动硬盘标识按照 DA/T 52 执行。 5.5.2 在线移交方式 档案移交单位需接入自治区同级政务外网，通过调用同级档案馆部署在政务外网的在线移交接口 进行电子档案和档案数字化副本移交，移交电子档案元数据信息详见附录C。 质量检验要求 移交单位在移交前，应当对电子档案、档案数字化副本及相关元数据进行真实性、完整性、可用性 和安全性等方面的检验，合格后方可移交。 检验要求如下： a) 检验档案门类，确认其符合档案进馆范围； b) 检验档案内容，在线移交时确认移交档案不涉及国家秘密； c) 检验真实性和完整性。确认来源可靠、未被篡改，内容和结构完整。检验元数据和机读目录， 确认著录项齐全，著录内容完整、准确、规范；电子档案、档案数字化副本与相关元数据关联 准确，档案数字化副本与传统载体档案关联准确； d) 检验安全性和可用性。确认其无病毒；其文件、载体和背景信息未被破坏；确认可被存取、检 索、显现和理解，可供合法的下载、浏览、打印、复制等形式的利用； e) 检验原文。确认文件格式、存储结构、文件命名符合要求；档案数字化副本质量符合要求； f) 合格率应达到 100 %。合格率=合格的件数/总件数×100 %； g) 离线移交时检验存储介质。按照 DA/T 38、DA/T 52 执行，对存储介质进行规范性检验。存储 介质检验合格率应达到 100 %。 6 接收要求 接收流程 接收流程为：清点数量、检验档案数据，办理交接手续，著录保存交接信息等。 清点 在线移交时，档案馆应清点移交档案数量，统计数据量并与移交单位确认；离线移交时，档案馆和 移交单位应当面清点介质数量和移交档案数量。如发现问题，由移交单位进行整改。 检验 6.3.1 按照本文件第 5.6 条进行检验。 6.3.2 档案馆应按件进行人工抽检，抽检档案数量不少于移交档案总量的 5 %。 文件存储格式和文件命名合格率应达到100 %。 电子档案、档案数字化副本与元数据（机读目录）关联关系合格率应达到100 %，并且档案数字化 副本、元数据（机读目录）与传统载体档案关联关系合格率应达到100 %。 其他项目合格率应达到95 %以上（含95 %)。 合格率=抽检合格的数量/抽检总数×100 %。 4 DB15/T 2459—2021 合格率未达到要求的，由移交单位进行整改。 办理交接手续 质量检验合格后，档案馆与移交单位应填写《移交接收登记表》（附录D），一式两份，由双方签 字盖章后各自留存一份。 著录保存交接信息 档案馆应将电子档案和档案数字化副本移交接收